Política de Relacionamento com Fornecedores

1. OBJETIVO:

O Grupo Bertolini estruturou o Programa de Integridade e adotou normativas internas com o objetivo de comunicar os valores, compromissos e diretrizes institucionais que orientam suas práticas negociais e rotinas operacionais, de modo a prevenir, monitorar e combater riscos de corrupção, de não conformidade legal e de condutas inapropriadas.

A presente Política de Relacionamento com Fornecedores (“Política”) faz parte do Programa de Integridade do Grupo Bertolini e foi instituída com a finalidade de estabelecer diretrizes e orientações sobre as relações comerciais existentes com seus fornecedores, prestadores de serviços e outros parceiros de negócio, contemplando todas as áreas de atuação relativas à sua cadeia produtiva. 

As diretrizes aqui estabelecidas devem ser observadas como complementares às disposições do Código de Ética & Conduta do Grupo Bertolini.

2. ABRANGÊNCIA:

A presente Política é adotada por todas as entidades e unidades operacionais que integram o Grupo Bertolini, incluindo Bertolini S.A., suas controladas e subsidiárias, no Brasil e no exterior e se aplica a todos os fornecedores nacionais, internacionais e potenciais do Grupo Bertolini.

As diretrizes aqui dispostas devem ser observadas por todos os seus integrantes (acionistas, membros do Conselho de Sócios, membros do Conselho de Administração, administradores, funcionários, estagiários, aprendizes) e terceiros que, de forma autorizada e em razão do cumprimento de suas funções, atuem em nome do Grupo Bertolini.

Esta Política será informada a todos os fornecedores, prestadores de serviço e parceiros comerciais (incluindo representantes comerciais, franquias, distribuidores, consultores, assessores e outros parceiros de negócio) do Grupo Bertolini (“fornecedores”), independentemente da existência de contrato formal celebrado entre as partes, sendo que suas disposições regem as relações destes, por si, seus sócios, administradores, colaboradores e/ou terceirizados, com o Grupo Bertolini.

3. NORMAS APLICÁVEIS:

4. SIGLAS E DEFINIÇÕES:

LGPD– Lei Geral de Proteção de Dados - Lei nº 13.709/2018

5. HOMOLOGAÇÃO, CONTRATAÇÃO E AVALIAÇÃO

O Grupo Bertolini adota procedimento interno de seleção e homologação de fornecedores, que antecede a formalização da relação comercial entre as partes, bem como de avaliação e monitoramento de desempenho, com o objetivo de assegurar a redução de riscos operacionais e reputacionais, bem como práticas de concorrência leal. O procedimento contempla, cumulativamente, requisitos relacionados à capacidade técnica, capacidade financeira, preço, atendimento à legislação e às especificações técnicas aplicáveis, cumprimento de prazos e integridade. Em qualquer momento da relação comercial, o fornecedor pode ser solicitado a apresentar documentos e a responder questionários de avaliação de conformidade.   

O fornecimento ou a prestação de serviços deve iniciar somente após a formalização da relação comercial entre o Grupo Bertolini e o fornecedor, seja através da celebração de contrato entre as partes ou de aceite formal de ordem de compra ou serviço.

Quando ocorrer a celebração de contrato entre o Grupo Bertolini e o fornecedor, ou de aceite formal de ordem de compra ou serviço, o fornecedor é informado sobre as políticas internas adotadas pelo Grupo e compromete-se com o seu cumprimento, sob pena de encerramento de contrato.

6. CONDIÇÕES DE RELACIONAMENTO

6.1 INTEGRIDADE E CONFORMIDADE

(a) os fornecedores devem atuar em estrita conformidade com todas as normas de prevenção à corrupção e à lavagem de dinheiro previstas na legislação brasileira, bem como nas legislações estaduais, municipais e de outros países de atuação;

(b) os fornecedores devem atuar em estrita conformidade com a legislação e regulamentos trabalhistas, previdenciários, fiscais e relacionados ao meio ambiente, privacidade e segurança da informação, bem como demais leis aplicáveis ao seu negócio;

(c) os fornecedores devem informar-se sobre as políticas internas do Grupo Bertolini e   comprometer-se a cumpri-las;

(d) o Grupo Bertolini não permite e não tolera qualquer forma de assédio, discriminação ou conduta ofensiva ou imprópria de seus integrantes e fornecedores no ambiente de trabalho e nas interações com terceiros com quem o Grupo mantenha relações comerciais.

6.2 CONFLITO DE INTERESSE

(a) os fornecedores devem evitar situações que envolvam conflito entre interesses particulares seus ou de seus colaboradores com interesses do Grupo Bertolini, que possam ser compreendidas como fator de interferência na relação comercial estabelecida entre as partes;

(b) os fornecedores devem reportar ao Setor de Compliance do Grupo Bertolini a existência de real ou potencial conflito de interesse que venham a tomar conhecimento.

6.3 BRINDES, PRESENTES E HOSPITALIDADE

(a) a aceitação ou o oferecimento de brindes e/ou presentes por integrantes do Grupo Bertolini deve observar o disposto na Política de Brindes, Presentes e Hospitalidades;

(b) a aceitação ou o oferecimento de brindes e/ou presentes por integrante do Grupo Bertolini de ou para fornecedores é permitida desde que sejam promocionais, não pessoais, não exclusivos, sem valor comercial, não podendo ultrapassar o valor de R$ 100,00 (cem reais);

(c)    o envio de brindes ou/presentes por fornecedores para qualquer terceiro em nome do Grupo Bertolini depende de prévia e expressa autorização do Setor de Compliance;

(d) a participação de integrantes do Grupo Bertolini em eventos patrocinados ou promovidos por fornecedores depende de prévia aprovação do Setor de Compliance.

6.4 UTILIZAÇÃO DA MARCA

(a) é vedado aos fornecedores qualquer tipo de uso não autorizado da marca e dos produtos e materiais do Grupo Bertolini;

(b) a utilização pelos fornecedores dos nomes comerciais, logotipos e marcas registrados, bem como slogans, imagens e peças publicitárias do Grupo Bertolini, em websites, mídias sociais e demais ferramentas direcionadas à promoção e divulgação de sua atividade (aplicação de marca) dependem de autorização prévia expressa do Setor de Marketing.

6.5 INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

(a) os fornecedores deverão tratar como confidenciais todas as informações compartilhadas pelo Grupo Bertolini no escopo de contratação, incluindo informações técnicas, comerciais e de propriedade intelectual, não podendo utilizá-las indevidamente ou divulgá-las a terceiros, exceto mediante prévia e expressa autorização ou dever legal;

(b) os fornecedores comprometem-se a observar as normas de proteção de dados pessoais previstas na legislação brasileira, em especial a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados), devendo realizar o tratamento de dados pessoais sempre em observância aos princípios da boa-fé, finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade, transparência, segurança, prevenção e não discriminação, com enquadramento em hipótese de tratamento legal adequado e para finalidades devidamente pactuadas e informadas aos titulares. 

7. DIRETRIZES GERAIS DE ATUAÇÃO

7.1 SOLICITAMOS AOS INTEGRANTES DO GRUPO BERTOLINI QUE SE COMPROMETAM A 

(a) exigir dos fornecedores o respeito e o devido cumprimento da legislação vigente, incluindo a legislação trabalhista e ambiental e inclusive às leis de combate à corrupção, prevenção à lavagem de dinheiro e à LGPD, e, ainda, às políticas internas do Grupo Bertolini, em especial seu Código de Ética & Conduta;

(b) não admitir o início do fornecimento ou da prestação dos serviços sem que haja a formalização da relação comercial;

(c)      assegurar a igualdade de condições na prospecção, homologação e contratação de fornecedores, com a observância de práticas de concorrência leal entre os participantes;

(d) não favorecer qualquer fornecedor ou oferecer ou aceitar quaisquer ofertas ou benefícios, diretos ou indiretos, de fornecedores que possam ser consideradas como contrapartidas em benefício próprio ou vantagem comercial;

(e) na relação com fornecedores, observar o disposto nas demais políticas internas do Grupo Bertolini, em especial na Política de Brindes, Presentes e Hospitalidades.

7.2 SOLICITAMOS AOS NOSSOS FORNECEDORES QUE SE COMPROMETAM A

(a) iniciar o fornecimento ou a prestação dos serviços somente após a formalização da relação comercial; 

(b) tomar conhecimento desta Política e demais políticas internas do Grupo Bertolini, assim como, do Código de Ética & Conduta, previamente ao início do fornecimento ou da prestação dos serviços;

(c)     atuar de forma ética e leal, cumprindo integralmente suas obrigações contratuais e legais, incluindo-se obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e ambientais sob pena de encerramento de contrato e medidas legais cabíveis;

(d) atuar em conformidade com legislação anticorrupção e antissuborno às quais sujeita sua atividade;

(e) repudiar e investigar condutas que possam caracterizar discriminação, abuso, intimidação, ameaça e/ou assédio de qualquer natureza;

(f)     garantir a segurança dos seus profissionais;

(g) jamais oferecer, prometer ou pagar propina, suborno ou ofertar qualquer outra forma de vantagem ou benefício para integrantes do Grupo Bertolini ou agentes públicos em nome do Grupo Bertolini ou a seu serviço;

(h) não promover propaganda político-partidária ou outra forma de publicidade não relacionada ao exercício de suas atividades nas dependências do Grupo Bertolini;

(i)     reportar ao Grupo Bertolini casos de descumprimento das diretrizes estabelecidas nesta Política, bem como em seu Código de Ética & Conduta ou demais política internas, ou de conduta inadequada ou ilícita, a que venha a ter conhecimento.

8. DENUNCIAS E RESPOSTAS ÀS VIOLAÇÕES

Denúncias relacionadas ao descumprimento das diretrizes aqui estabelecidas serão devidamente avaliadas e investigadas pelo Setor de Compliance e/ou pelo Comitê de Compliance.

O tratamento de denúncias respeitará o anonimato, quando esta for a opção do(a) denunciante, bem como ficam estabelecidos os deveres de confidencialidade, imparcialidade e não-retaliação.

A investigação de denúncias pode resultar, eventualmente, em sansões legais ou disciplinares, no caso de integrantes do Grupo Bertolini, como advertência verbal, advertência escrita, suspensão ou demissão por justa causa, e, no caso de fornecedores, em suspensão ou rescisão contratual, independentemente de previsão contratual expressa.

Para comunicação de denúncias, podem ser utilizados os seguintes canais:

• Canal de Ética: 

Canal Seguro | 0800 517 1001 | www.contatoseguro.com.br/grupobertolini

• Departamento de Compliance: 

compliance@bertolini.com.br | 54 2102 8500 | Grupo Bertolini

9. COMUNICAÇÃO 

Todos os integrantes do Grupo Bertolini deverão anuir aos termos da presente Política, através de assinatura de Termo de Anuência do Código de Ética & Conduta, sendo que o documento será devidamente comunicado por escrito aos novos integrantes quando da admissão.

Esta Política de Relacionamento com Fornecedores será comunicada a fornecedores, prestadores de serviço e parceiros comerciais (incluindo representantes comerciais, franquias, distribuidores, consultores, assessores e outros parceiros de negócios) do Grupo Bertolini, que, ao tomarem conhecimento e aceitá-la, reconhecem que todos os contratos e relações comerciais com o Grupo estão sujeitas às suas disposições.

Esta Política estará disponível, ainda, no website do Grupo Bertolini, no App SaBer e em outras mídias utilizadas, em versões em português.

Em caso de dúvidas sobre temas relacionados a esta Política, pode-se consultar o departamento de Compliance ou o Comitê de Governança e Compliance através dos seguintes contatos: 

• Departamento de Compliance: 

compliance@bertolini.com.br | 54 2102 8500 | Rua Pedro Dalla Costa, 565, Bairro Pradel – Bento Gonçalves, Rio Grande do Sul, Brasil.

10. VIGÊNCIA 

Esta Política entra em vigor na data de 13/10/2022, por prazo indeterminado, podendo ser atualizada a qualquer tempo, com submissão às competentes instâncias de governança para aprovação.

11. HISTÓRICO DE REVISÃO | CONTROLES APLICADOS AO DOCUMENTO